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Verfahren zur Zertifizierung "Sicher Spenden"

 

Einleitung

  1. Das vorliegende Reglement enthält eine Reihe von Vorgaben, an die sich eine Organisation halten muss, um die Zertifizierung "Sicher Spenden" zu erhalten..
  2. Die Zertifizierung bringt weder Einschränkungen noch Benachteiligungen jeglicher Art mit sich und bezieht sich lediglich auf die Bedingungen, die eine Organisation erfüllen muss, um hinsichtlich ihrer Programme den Kriterien zu Transparenz, Gewährleistungen, Glaubwürdigkeit und Seriosität von "Sicher Spenden" zu entsprechen.
  3. Die für die Zertifizierung von "Sicher Spenden" beauftragte Garantie-Kommission, ist eine Kontroll- und Zertifizierungsinstanz welche von der Gemeinschaft der Trägerorganisationen bestellt wird. Sie bezeugt den gemeinnützig tätigen Organisationen Korrektheit und Transparenz bei der Sammlung, Verwaltung und Verwendung von freiwilligen Spenden aus öffentlichen Sammlungen.

Bezugsdokumente

  • Allgemeines Reglement "Sicher Spenden"
  • Checklist "Sicher Spenden"
  • Kriterien "Sicher Spenden"
  • Reglement zur Benutzung des Siegels "Sicher Spenden"

Zweck

Das vorliegende Verfahren definiert die Kriterien und Modalitäten für:

  • die Ausstellung der Zertifizierung zu "Sicher Spenden"
  • die Verweigerung der Zertifizierung zu "Sicher Spenden"
  • die Erneuerung der Zertifizierung zu "Sicher Spenden"
  • die Aussetzung der Zertifizierung zu "Sicher Spenden"
  • die Aufhebung der Aussetzung der Zertifizierung zu "Sicher Spenden"
  • das Erlöschen der Eintragung zu "Sicher Spenden"

Voraussetzungen

  1. Die Registrierung kann von jeder gemeinnützigen Organisation beantragt werden, die Spenden sammelt und den Sitz und/oder eine autonome Sektion im Landesterritorium aufweist.
  2. Die Bearbeitungsstelle hat die Aufgabe, alle Aktivitäten zum Verzeichnis der zertifizierten Organisationen zu koordinieren und die entsprechenden Verwaltungsarbeiten auszuführen.

Zuständiges Organ zur Zertifizierung "Sicher Spenden"

  1. Die zuständige Instanz zur Zertifizierung "Sicher Spenden" ist die Garantie-Kommission, welche aus bis zu sieben Mitgliedern zusammengesetzt ist, die in verschiedenen Fachbereichen spezialisiert sind: Gemeinnützigkeit, Rechtswesen, Management, Finanzverwaltung, Kommunikation und ethisches Wertbefinden.
  2. Die Garantie-Kommission ernennt aus ihren Reihen den/die Präsident/in.
  3. Für die Gültigkeit der Versammlungen und der Sitzungen der Kommission müssen mindestens zwei Drittel der Mitglieder anwesend sein; die Beschlüsse erfolgen mit einfacher Stimmenmehrheit.
  4. Die Garantie-Kommission bleibt für drei Jahre im Amt; nach diesem Zeitraum können die Mitglieder für eine weitere Amtszeit bestätigt werden.

Antrag zur Zertifizierung "Sicher Spenden"

  1. Den Antrag zur Zertifizierung muss die interessierte Organisation entsprechend der Mustervorlage versehen mit der erforderlichen Dokumentation beim Büro "Sicher Spenden" persönlich, per Post oder E-Mail einreichen.
  2. Die Anfrage muss die Dokumentation laut Vorgaben der Checkliste enthalten.

Spesenbeiträge

  1. Dem Antrag um Zertifizierung "Sicher Spenden" ist eine Zahlungsbestätigung der Bearbeitungsgebühren an das Büro "Sicher Spenden" in Höhe von 50 €* beizulegen
  2. Wurde der Antrag zur Zertifizierung der selben von der Garantie-Kommission angenommen, ist für eine definitive Eintragung in das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen "Sicher Spenden", für die Bereitstellung des Siegels und für die Publikationen eine Registrierungsgebühr an das Büro "Sicher Spenden" zu tätigen, wobei die Höhe dieser Gebühr im Verhältnis zu der Summe der Einnahmen aus Spenden und aus den Beiträgen der 5 Promille berechnet wird – wie dies aus der Bilanz bzw. Jahresabschlussrechnung ersichtlich wird.

    Die Registrierungsgebühr ist folgendermaßen festgelegt:

    - bei betreffenden Einnahmen bis 10.000 €: 200,00 € Gebühr
    - bei betreffenden Einnahmen bis 100.000 €: 400,00 € Gebühr
    - bei betreffenden Einnahmen über 100.000 €: 600,00 € Gebühr
  3. Die Bearbeitungsgebühr entfällt für jene Organisationen, die eine Erneuerung der Zertifizierung beantragen. Die Registrierungsgebühr ist hingegen jeweils nach jeder Neuzertifizierung zu entrichten.
  4. Die Höhe der Bearbeitungs- und der Registrierungsgebühr wird jährlich neu festgelegt.

    * Stand: 15.07.2010

Verfahren

I. Zertifizierung "Sicher Spenden"

  1. Die Garantie-Kommission "Sicher Spenden" übernimmt nach Eingang und Bearbeitung des Antrags um Zertifizierung seitens des Büros folgende Aufgaben:
    • Überprüfung der Vollständigkeit der bereitgestellten Dokumentation
    • Verlesung der Stellungnahme des Büros "Sicher Spenden" und Bericht der mit der Durchsicht beauftragten Kommissionsmitglieder
      Diskussion und Stellungnahme zum Antrag
    • Beschluss über die Bestätigung oder Ablehnung des Antrags um Zertifizierung
    • Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung der Organisation, wenn hierzu Anlass besteht
    • Beantragung zusätzlicher Informationen und Auskünfte von der antragsstellenden Organisation, falls dies als notwendig erachtet wird

  2. Während des Zertifizierungsverfahrens kann die Garantie-Kommission das Büro "Sicher Spenden" mit der Aufforderung an die antragstellende Organisation um Ergänzungen oder Erläuterungen zur bereits vorgelegten Dokumentation beauftragen.
  3. Nachdem die antragstellende Organisation Korrekturmaßnahmen zur Behebung der Hindernisse für eine Zertifizierung ergriffen hat, kann sie den betreffenden Antrag mit der entsprechenden Dokumentation vervollständigen.
  4. Sind innerhalb von 60 Tagen nach der Anfrage von Ergänzungen oder Erläuterungen diese nicht erfolgt oder ermöglichen sie nicht die Fortsetzung des Zertifizierungsverfahrens, wird die Anfrage als ungültig erachtet.
  5. Nach Abwicklung des Zertifizierungsverfahrens wird das Ergebnis der Überprüfung zusammen mit einer kurzen Stellungnahme und dem Beschluss von der Garantie-Kommission zu Protokoll gegeben.
  6. Die Kommission übergibt dem Büro "Sicher Spenden" das Ergebnis des Verfahrens.
  7. Im Auftrag der Kommission informiert das Büro "Sicher Spenden" die Organisation über das Ergebnis des Verfahrens und sorgt - im Fall der erfolgten Zertifizierung - nach Vorlage der entsprechenden Einzahlungsbestätigung für die Eintragung der Organisation in das Verzeichnis der zertifizierten Organisationen. Anschließend wird der Organisation das individualisierte Siegel "Sicher Spenden" ausgehändigt.
  8. Die zertifizierten Organisationen sind verpflichtet, jährlich innerhalb 30. April die hinsichtlich des Vorjahres aktualisierte Dokumentation laut Checkliste in der Bearbeitungsstelle vorzulegen.
  9. Die zertifizierte Organisation ist weiters verpflichtet, Änderungen in der Besetzung der verantwortlichen Gremien der Organisation innerhalb von sechzig Tagen der Bearbeitungsstelle mitzuteilen.
  10. Bei fehlender Mitteilung werden die Bedingungen zum vorläufigen Widerruf laut Abschnitt Vorläufige Aussetzung der Eintragung in das Verzeichnis "Sicher Spenden" angewandt.

II. Ablehnung der Zertifizierung

  1. Wenn es sich erweist, dass die Voraussetzungen des Allgemeinen Reglements "Sicher Spenden" bzw. jene der vorliegenden Verfahren zur Eintragung in das Verzeichnis "Sicher Spenden" (der vorliegende Text) nicht erfüllt sind, beschließt die Garantie-Kommission die Ablehnung der Zertifizierung mit entsprechender Begründung.
  2. Wird die Zertifizierung von der Garantie-Kommission abgelehnt, übermittelt das Büro "Sicher Spenden" eine entsprechende Mitteilung an die antragstellende Organisation.
  3. In diesem Falle kann der Antrag um Zertifizierung erst nach Ablauf von zwölf Monaten ab dem Ablehnungsdatum erneut gestellt werden.

III. Gültigkeit der Zertifizierung und Verwendung des Siegels "Sicher Spenden"

  1. Die Gültigkeit der von der Kommission ausgestellten Zertifizierung setzt die Einhaltung des vorliegenden Verfahrens sowie die Entsprechung der Bedingungen für die Zertifizierung voraus. Die Gültigkeitsdauer beträgt vierundzwanzig Monate ab dem Datum der Ausstellung des Siegels "Sicher Spenden".vv
  2. Die Organisation ist während der Gültigkeitsdauer für eine korrekte Verwendung des Siegels "Sicher Spenden" verantwortlich und dafür, dass die eingereichte Dokumentation wahrheitsgetreu ist.
  3. Für die Benutzung des Siegels gilt das Reglement zur Benutzung des Siegels "Sicher Spenden". Die Organisation muss die für die Zertifizierung bereit gestellte Dokumentation aufbewahren, damit jederzeit die Übereinstimmung der Sammlung und Verwaltung der Geldmittel mit den Vorgaben zur Zertifizierung "Sicher Spenden" überprüft werden kann.
  4. Das Gütesiegel wird in italienischer, deutscher und ladinischer Sprache ausgestellt und darf ausschließlich für folgende Zwecke verwendet werden:

    • Information der Mitglieder und Dritter in geeigneter Form über die erfolgte Zertifizierung
    • eigene Publikationen

IV. Aussetzung der Zertifizierung "Sicher Spenden"

  1. Für die vom vorliegenden Reglement vorgesehenen Fälle wird eine Aussetzung der Zertifizierung "Sicher Spenden" vom Büro "Sicher Spenden" von Amts wegen für einen Zeitraum von sechzig Tagen festgelegt.
  2. Das Büro "Sicher Spenden" teilt der Organisation die Maßnahme mit. Der Organisation ist die Verwendung des Siegels "Sicher Spenden" damit vorläufig untersagt.
  3. Die Aussetzung der Zertifizierung kann vom Büro "Sicher Spenden" aufgehoben werden, wenn die Anlässe für die Aussetzung nicht mehr gegeben sind.
  4. Mit der Aufhebung der Aussetzung der Zertifizierung kann die Organisation das Siegel "Sicher Spenden" wieder verwenden.
  5. Das Büro "Sicher Spenden" informiert die Garantie-Kommission über diese Vorgänge. Diese kann, wo sie dies als notwendig erachtet, über das Aussetzungsverfahren eingreifen.

Erlöschen der Zertifizierung

  1. Die Aufhebung der Zertifizierung "Sicher Spenden" einer Organisation wird von der Garantie-Kommission bei den im Allgemeinen Reglement "Sicher Spenden" vorgesehenen Fällen und in der vom Reglement zur Benutzung des Siegels "Sicher Spenden" vorgesehenen Vorgehensweise durchgeführt.
  2. Die Garantie-Kommission teilt diese Maßnahme der betreffenden Organisation durch das Büro "Sicher Spenden" mit.
  3. Organisationen, deren Zertifizierung nicht mehr besteht, dürfen ab diesem Zeitpunkt das Siegel "Sicher Spenden" nicht mehr verwenden.
  4. Wenn eine Organisation das Siegel "Sicher Spenden" verwendet, ohne hierzu ermächtigt zu sein, wird sie dazu in direkter Form angemahnt, was auch öffentlich bekannt gemacht wird. Wenn das Siegel von der Organisation trotzdem ohne Autorisierung verwendet wird, wird Anzeige des verantwortlichen Trägers erwogen
    (-> V. Reglement zur Benutzung des Siegels "Sicher Spenden").
  5. Eine Organisation, deren Zertifizierung aufgehoben worden ist, kann nach vierundzwanzig Monaten ab Mitteilung der Aufhebung der Zertifizierung von neuem eine Anfrage zur Zertifizierung einreichen, sofern die entsprechenden Bedingungen in der Zwischenzeit erfüllt worden sind.
    Im Fall der neuerlichen Zertifizierung wird der Organisation wiederum die ursprüngliche individuelle Registriernummer zugeteilt.

Verzicht auf die Zertifizierung

  1. Ein Verzicht der Organisation auf die Zertifizierung "Sicher Spenden" kann in jedem Moment durch schriftliche Mitteilung versehen mit der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters der betreffenden Organisation an das Büro "Sicher Spenden" erfolgen. Der Verzicht bedingt kein Anrecht auf eine Rückerstattung der bereits überwiesenen Registrierungsgebühr.
  2. Organisationen, welche auf die Zertifizierung verzichtet haben, dürfen ab diesem Zeitpunkt das Siegel "Sicher Spenden" nicht mehr verwenden.

Verzeichnis der Zertifizierten Organisationen

  1. Das Büro sorgt für die Führung des Verzeichnisses der für "Sicher Spenden" zertifizierten Organisationen.
  2. Das Verzeichnis der Zertifizierten Organisationen ist öffentlich und kann von jedem eingesehen werden.