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Regolamento "Donazioni Sicure"

 

Obiettivo

Con l'istituzione del Registro delle organizzazioni certificate "Donazioni Sicure" per l'Alto Adige viene messo a disposizione delle organizzazioni di pubblica utilità che raccolgono donazioni uno strumento per documentare le attività e la trasparenza dei programmi, ovvero del loro finanziamento. Il marchio "Donazioni Sicure" per i cittadini interessati e per le istituzioni donatrici dovrà rappresentare una garanzia di credibilità e serietà di ciascuna organizzazione, che è anche tenuta a darne riscontro.

Struttura

Il Sistema "Donazioni Sicure" è strutturato in strumenti ed organi:

  • Checklist - informazioni e documenti che devono essere allegati alla domanda di certificazione "Donazioni Sicure"
  • Criteri - principi per la valutazione dei documenti depositati per l'ammissione o il diniego della certificazione "Donazioni Sicure"
  • Registro delle organizzazioni certificate - elenco delle organizzazioni registrate, che devono rispettare precisi doveri e diritti
  • Marchio "Donazioni Sicure" - simbolo tutelato e caratterizzato da emblema, indirizzo internet e specifico codice soggettivo sulla cui base se ne accerta anche la validità
  • Dati - raccolta costantemente aggiornata con le informazioni previste nella Checklist, in parte disponibili per la redazione della domanda e in parte accessibili a tutti in versione virtuale
  • Ufficio "Donazioni Sicure" - istituzione che accoglie gli atti, li controlla e li trasmette alla Commissione Garante, provvede alla loro custodia e, come previsto, li rende pubblici
  • Commissione Garante - commissione indipendente composta da volontari che discute e decide sul rilascio della certificazione
  • Gruppo di lavoro "Donazioni Sicure" - consulta composta da funzionari/e delle organizzazioni interessate ad accompagnare e sviluppare il Sistema "Donazioni Sicure"
  • Comunanza delle Federazioni – gruppo di organizzazioni federative coinvolte nella gestione del Sistema

Impegno

L'iscrizione nel Registro "Donazioni Sicure" deve comportare per le organizzazioni il minor dispendio possibile. Tuttavia il presupposto è quello di disporre di una documentazione trasparente e facilmente rilevabile dei rispettivi programmi e dei metodi di lavoro. Di norma, tale documentazione si riferisce a quella che le organizzazioni solitamente devono mettere a disposizione dei rispettivi associati, sostenitori, uffici competenti.
Per il servizio di trattamento delle domande e dei dati, della loro verifica, archiviazione e pubblicazione sulla pagina web è richiesto un contributo spese.
Le domande formulate all'Ufficio "Donazioni Sicure" per prestazioni a carattere straordinario (digitalizzazione, traduzione, consulenza per adattamento degli statuti, programmi e relazioni) sono calcolate in separato conto.

Checklist

Nella Checklist, sono indicati tutti i documenti che devono essere dimessi da coloro che presentano la domanda per la certificazione "Donazioni Sicure". Devono essere dimessi in lingua tedesca o italiana, preferibilmente in versione bilingue ed essere sufficientemente informativi. Possono essere allegate versioni in altre lingue.
La Checklist rappresenta l'elenco dei documenti da presentare esclusivamente allo scopo del loro trattamento e della loro valutazione e di quelli che, ottenuta la certificazione, vengono messi a disposizione degli interessati e resi pubblici in internet.
La documentazione dovrà essere consegnata e/o inviata in forma digitale. L'organizzazione richiedente deve acconsentire espressamente alla messa a disposizione, a chiunque ne faccia richiesta, della documentazione presentata.

Criteri

I criteri sono stati definiti confrontando la disciplina adottata da altre Regioni e Stati onde confermare le basi etiche per la correttezza nelle donazioni.
Questi possono essere visibili da parte di tutti gli interessati . L'Ufficio "Donazioni Sicure" provvederà a raccogliere anche eventuali commenti e critiche da sottoporre a discussione.
Dopo la verifica della documentazione e della sua completezza in base ai criteri stabiliti, l'Ufficio "Donazioni Sicure" formula un'osservazione che viene trasmessa ai membri della Commissione Garante.
In caso di mancanza o inadeguatezza dei dati, l'Ufficio "Donazioni Sicure" informa l'organizzazione che ha presentato la documentazione affinchè possa allegare in un momento successivo i dati mancanti.
E' compito della Commissione Garante valutare la documentazione e, su queste basi, decidere per la certificazione o per il diniego. È compito della Comunanza delle Federazioni stabilire eventuali modifiche ai Criteri. La validità delle modificate valutazione dei criteri è applicata a decorrere dalla data del rilascio della certificazione e/o dal suo rinnovo.

Registro delle organizzazioni certificate

Nel Registro delle organizzazioni certificate "Donazioni Sicure" sono iscritte quelle organizzazioni che rispettano i Criteri indicati e che sono state certificate dalla Commissione Garante "Donazioni Sicure".
L'iscrizione ha una validità di 3 anni, salvo anticipata cancellazione qualora i presupposti per il suo mantenimento non risultino soddisfatti. Per motivi organizzativi da parte di "Donazioni Sicure" sono possibili brevi proroghe dei termini.
La proroga dell'iscrizione biennale avviene con la medesima procedura di quella disciplinata per la prima iscrizione e devono essere depositati, insieme alla nuova domanda, solo quei documenti che nel frattempo sono cambiati.
Nell'elenco delle organizzazioni certificate devono comparire:

  • numero di registrazione,
  • denominazione e codice fiscale,
  • indirizzo e reperibilità dei responsabili (Presidente e/o Direttore/Direttrice),
  • data di registrazione e periodo di validità,
  • luogo di deposito della documentazione e indirizzo web.


Il Registro delle organizzazioni certificate è pubblico e disponibile su internet (www.spenden.bz.it, www.donazioni.bz.it).
Il Registro delle organizzazioni certificate è istituito presso l'Ufficio "Donazioni Sicure", che provvede all'aggiornamento dei dati secondo le direttive della Commissione Garante.
La cancellazione dal Registro delle organizzazioni certificate avviene con risoluzione della Commissione Garante, nel caso in cui l'utilizzo del marchio "Donazioni Sicure" sia stato adoperato in modo ingannevole o scorretto; la stessa misura può essere adottata anche nel caso in cui emerga, in fase di aggiornamento della documentazione, che non sussistano più le condizioni necessarie per l'autorizzazione.

Obblighi e scadenze

Le organizzazioni certificate sono obbligate a:

  • tenere informato l'Ufficio "Donazioni Sicure" in caso di variazioni della struttura tanto sotto il profilo logistico che organizzativo.
  • provvedere al versamento delle quote di istruttoria e di certificazione;
  • designare un Referente dell'organizzazione incaricato a mantenere i contatti con l'Ufficio "Donazioni Sicure"


Le organizzazioni certificate sono tenute ad osservare i seguenti termini:

  • in caso di mancata ottemperanza entro 60 giorni dalla richiesta di integrazioni o chiarimenti in merito alla documentazione dimessa, la domanda decade
  • in caso di diniego della domanda questa potrà essere ripresentata decorsi 12 mesi dalla comunicazione
  • entro il 30 aprile di ogni anno, presentazione all'Ufficio "Donazioni Sicure" di tutta la documentazione aggiornata indicata nella Checklist
  • in caso di modifica dello Statuto, composizione degli organi, iscrizione varie comunicazione entro 60 giorni all'Ufficio "Donazioni Sicure"
  • allo scadere della validità biennale del marchio, presentazione all'Ufficio "Donazioni Sicure" della domanda di rinnovo della certificazione per un periodo corrispondente
  • in caso di cancellazione della certificazione, potrà essere presentata domanda decorsi 24 mesi dalla comunicazione

Marchio "Donazioni Sicure"

Il marchio "Donazioni Sicure" è rappresentato da un definito emblema trilingue con l'indicazione della denominazione, del codice specifico dell'organizzazione e con l'indicazione dell'indirizzo internet "Donazioni Sicure".
L'utilizzo del marchio "Donazioni Sicure" è specificamente regolato. Le indicazioni si riferiscono alla completezza, alla configurazione colorata (b/n o col.) ed alla riproduzione del marchio
Se un'organizzazione utilizza il marchio "Donazioni Sicure" senza autorizzazione, si procederà alla contestazione del fatto in forma diretta e se ne renderà pubblica informazione. Qualora ciò non portasse ad una risoluzione bonaria sarà presentata formale denuncia.

Dati

La documentazione depositata dalle organizzazioni richiedenti ed utilizzata per la verifica per la certificazione "Donazioni Sicure" viene protocollata, esaminata e conservata presso la sede dell'Ufficio.
La conservazione avviene in forma scritta e digitale.
Viene distinto tra: dati destinati esclusivamente al trattamento ed utili per la valutazione della domanda e dati resi pubblici sulla website (www.spenden.bz.it, www.donazioni.bz.it) ad avvenuta certificazione. L’associazione deve mettere a disposizione a chiunque ne faccia richiesta tutta la documentazione presentata insieme alla domanda Donazioni Sicure.

L'Ufficio "Donazioni Sicure"

L'Ufficio "Donazioni Sicure" coordina e sviluppa tutti i compiti amministrativi del Registro delle organizzazioni certificate.
Tuttora, la Federazione per il Sociale e la Sanità , con sede in Bolzano in via dott. Streiter n. 4, svolge questa funzione. La Comunanza delle Federazioni che assume la gestione del Sistema "Donazioni Sicure" stabilisce anche la sede dell'Ufficio "Donazioni Sicure".
L'amministrazione è curata dalla segreteria dell'Ufficio; essa svolge attività informativa sul Sistema, sulla procedura di certificazione e sulle organizzazioni certificate "Donazioni Sicure".
L'Ufficio "Donazioni Sicure" può essere contattato per posta, telefono o mail. Esso provvede anche all'aggiornamento della website (www.spenden.bz.it, www.donazioni.bz.it).
Alla copertura dei costi di gestione dell'Ufficio contribuiscono: i richiedenti la certificazione attraverso il versamento di un contributo per le spese di amministrazione; gli enti e le imprese che sostengono il progetto attraverso sovvenzioni e prestazioni in natura; le organizzazioni che partecipano alla gestione del Sistema "Donazioni Sicure".

Commissione Garante

La Commissione Garante, costituita da membri volontari, si riunisce regolarmente - almeno ogni tre mesi - per esaminare le domande presentate. La decisione sul rilascio o sul diniego della certificazione si basa sul vaglio dei documenti dimessi dall'organizzazione richiedente e sulle osservazioni formulate dall'Ufficio "Donazioni Sicure".
I membri della Commissione devono poter agire con indipendenza rispetto ad eventuali funzioni da loro ricoperte in istituzioni partitiche, politiche e religiose.
La Commissione deve garantire una solida conoscenza nelle questioni riguardanti la pubblica utilità, l'ambito giuridico, il management e la gestione delle risorse, la comunicazione ed i valori etici. La Commissione deve saper guardare agli aspetti socio politici dell'Alto Adige, alle particolarità culturali dei gruppi sociali attivi localmente e deve essere multiforme per lingua ed età.
La Comunanza delle Federazioni nomina la Commissione Garante costituita da esperti indipendenti, che presta la propria attività a titolo volontario.
La carica a membro della Commissione ha una durata di tre anni; al suo scadere è prevista la possibilità di riconfermare l'incarico.

Privacy

Con la domanda di certificazione deve essere dichiarato anche il consenso al trattamento dei dati.

Cooperazione

La certificazione per il Sistema "Donazioni Sicure" costituisce la base per il riconoscimento di agevolazioni accordate con altre istituzioni coinvolte nell'ambito delle donazioni e del sostegno alle organizzazioni non profit.